Gestão Documental

A gestão de documentos e processos é essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um factor decisivo para o seu negócio, na medida em que permite à empresa gerir toda a informação não estruturada, tendo por base os seguintes conceitos:

Desmaterialização

Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

Normalização

de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

Workflow

Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

Pesquisa

Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

Redução de Custo

A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Vantagens da implementação de uma solução de gestão documental

  • Aumento da produtividade e qualidade do serviço prestado em consequência de uma maior facilidade e rapidez de acesso à informação em tempo real e consequentemente redução de custos operacionais;
  • Rastreabilidade da informação associada à vida dos documentos e às suas revisões nomeadamente de quem alterou um documento, quando o fez, o que foi alterado;
  • Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
  • Melhoria da articulação entre diferentes intervenientes, internos e externos, envolvidos nos processos de negócio considerados;
  • Normalização e uniformização dos documentos, processos e procedimentos;
  • Possibilidade de medir a eficiência de recursos;
  • Melhoria da eficiência dos processos pela redução do seu ciclo de vida e uniformização dos mesmos através da automatização de tarefas de rotina e disponibilizando mecanismos que facilitam e direccionam de forma pró-activa a intervenção humana;
  • Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
  • Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
  • Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos);
  • Gestão mais efectiva do arquivo físico potenciando a centralização de arquivo em papel;
  • Segurança no acesso à informação através de mecanismos de controlo de acesso.